technology

The Tech Savvy Lawyer – Web Technologies And Legal Firms

L’industrie juridique et la technologie de l’information

Comme toutes les autres industries, l’industrie juridique n’est pas à l’abri des énormes changements intervenus dans la technologie de l’information au cours de la dernière décennie, ni des défis et des opportunités qu’elle présente. Au contraire, les changements concernent davantage les cabinets d’avocats et les services parce que la gestion de l’information est au cœur de ce qu’ils font – consulter des clients, des collègues ou des experts; l’augmentation des demandes de conformité et de réglementation, en parcourant une mer en constante expansion de lois et de jurisprudence; gestion des partenaires d’externalisation; se tenir au courant des derniers développements; ou gérer une montagne de fichiers de matière.

Tendances récentes

Peut-être le changement le plus important dans le secteur des services juridiques est le déclin du «droit des relations».

Les temps récents ont vu une concurrence accrue et des changements dans la structure du marché sous-jacent. Il y a eu une tendance continue au déclin du “droit des relations”. Les relations traditionnellement solides entre les cabinets d’avocats et les entreprises s’érodent, de plus en plus d’entreprises optant pour des services juridiques internes ou «recherchant» la meilleure offre. Une autre tendance importante est la convergence croissante des marchés légaux, où la concurrence est aussi susceptible de provenir d’une entreprise d’un autre État ou d’outre-mer que d’une entreprise locale. Ces développements et d’autres exercent de plus grandes pressions sur les cabinets juridiques pour qu’ils soient plus efficaces, et il est impératif que les avocats passent leur temps à analyser les informations, plutôt que de les organiser ou de les gérer.

Moteurs de l’adoption de la technologie par les cabinets juridiques

Possibilités technologiques – Le principal moteur d’une plus grande utilisation des technologies de l’information par les cabinets juridiques est l’évolution de la technologie elle-même. Les nouvelles technologies et les plus grandes bandes passantes offrent de grandes possibilités dans les domaines de la gestion de l’information, de la productivité et de la collaboration à distance. Les informations peuvent être déplacées sur Internet avec une plus grande sécurité. Et contrairement à hier, les cabinets d’avocats peuvent accéder à ces technologies sans coûts élevés et sans avoir besoin de mettre en place des services informatiques spécialisés.

En 2004, Forrester Research Inc a estimé qu’environ 39 000 emplois légaux auront été délocalisés d’ici la fin de 2008.

Externalisation / Offhoring – Les cabinets juridiques sont désormais de plus en plus ouverts à l’externalisation des processus juridiques des tâches qu’ils tenaient traditionnellement proches – recherche, transcription, codage et même recherche juridique et rédaction de documents juridiques. Il est courant de voir un cabinet d’avocats basé à New York, sous-louer des travaux de recherche à une équipe d’avocats et de parajuristes professionnels à Bangalore, en Inde. Cela permet aux entreprises de réduire considérablement leurs coûts et de se concentrer sur les fonctions juridiques de base. Mais cela nécessite également un plus grand besoin de communiquer, de collaborer et de surveiller le fonctionnement des fournisseurs sous-traitants à des centaines ou des milliers de kilomètres. La sécurité est également un problème, car la performance des services nécessite souvent un accès aux données des consommateurs réglementés ou à d’autres données sensibles.

En 2004, près de 60% des avocats travaillaient dans des cabinets multi-bureaux et plus de 10% des avocats travaillent dans des cabinets de dix bureaux ou plus.

Diversification géographique – Comme mentionné précédemment, il existe un mouvement distinct vers plusieurs entreprises de bureau, avec des bureaux répartis à la fois à l’échelle nationale et mondiale. Les entreprises basées aux États-Unis servent maintenant de nombreux clients étrangers ou servent les intérêts étrangers de clients nationaux. Il y avait une présence significative de clients internationaux, même dans les plus petits cabinets d’avocats de 1 à 20 avocats. Il y a également eu une vague de fusions et d’acquisitions mondiales de cabinets d’avocats au cours des nouveaux millénaires. Tout cela nécessite un plus grand besoin de communication, de collaboration et d’échange d’informations entre les succursales.

Conformité réglementaire – Depuis l’entrée en vigueur de la loi Sarbanes Oxley, la gestion des documents est devenue une exigence essentielle. Les organisations sont tenues par la loi de conserver certains documents pendant des périodes prédéfinies. De plus, les modifications des règles fédérales de procédure civile sont entrées en vigueur le 1er décembre 2006 et s’appliquent à toute entreprise impliquée dans un litige devant la Cour fédérale américaine. Les entreprises doivent radicalement modifier la façon dont elles conservent, récupèrent et produisent les données électroniques.

La concurrence provient à la fois d’entreprises réparties à travers le pays et dans le monde, ainsi que de consultants et de conseillers qui n’étaient traditionnellement pas considérés comme faisant partie de «l’industrie juridique»

Concurrence – En raison de la mort de l’avocat des relations et du «guichet unique» des clients, les entreprises ne peuvent plus se permettre d’être complaisantes. De plus, la concurrence est aussi susceptible de venir de l’extrémité opposée du pays ou du globe, que des entreprises locales. La concurrence vient également d’autres milieux, des consultants et des conseillers qui offrent des services qui relevaient auparavant des avocats. Dans cette arène de concurrence intense, les avocats doivent jouer le rôle de “faiseurs de pluie”; réseauteurs (développement des affaires juridiques) en plus des rôles traditionnels.

Besoins informatiques du secteur juridique

Stockage centralisé de documents – La profession juridique génère une énorme quantité d’informations numériques sous forme de dossiers, de contrats, de dossiers judiciaires, de pièces, de preuves, de mémoires, d’accords, de factures, de notes, de dossiers et d’autres activités de bureau telles que le courrier électronique. Ces informations sont les connaissances et l’apprentissage collectifs de l’entreprise qui la distinguent de la concurrence et doivent être récupérées encore et encore. La conformité exige également que certains documents soient stockés et récupérables pendant de longues périodes. Les avocats de différents bureaux doivent accéder à ces informations et collaborer sur ces informations.

En 2007, 53% des avocats utilisaient un PDA en dehors du bureau, 32% pour vérifier leurs e-mails.

Rapport ABA Law Tech 2007

Accès à distance – Un accès rapide à des documents et des informations cruciaux peut parfois faire toute la différence entre un jugement favorable ou défavorable. Les avocats ont maintenant des ailes sur pied pour visiter des clients, interroger des experts ou assister à des procédures judiciaires externes, et sont souvent absents de leurs fonctions. Il est important qu’ils puissent obtenir un accès LAN comme l’accès aux documents du référentiel de l’entreprise même lorsqu’ils ne sont pas dans les locaux du bureau.

Collaboration de documents – Il ne suffit pas de pouvoir accéder uniquement aux documents à partir du stockage de l’entreprise. Un seul dossier peut nécessiter plusieurs contributions d’avocats ayant une expertise différente, des clients, des experts, des chercheurs et d’autres associés répartis dans le pays ou même dans le monde (en cas d’externalisation). Par conséquent, il est important d’avoir la possibilité d’accéder simultanément et de travailler ensemble sur le même fichier, à partir de l’endroit où tout le monde se trouve.

Conférence à distance – Parfois, la capacité de collaborer sur un document peut ne pas suffire et une discussion réelle et une confrontation des têtes peuvent être nécessaires. La conférence Web permet à plusieurs personnes de se réunir dans une salle de réunion virtuelle et de discuter des problèmes aussi efficacement que d’être là en personne.

Sécurité – Une grande partie des informations traitées par un cabinet juridique sont des informations client extrêmement sensibles, qu’il est lié par mon éthique commerciale et mes contrats de protection. Étant donné que ces informations sont principalement accessibles et distribuées sur le réseau public d’Internet, et souvent distribuées à des tiers sur certaines pages, la sécurité est tout en haut en tant que préoccupation.

Contrôle d’accès – Un autre niveau de sécurité est la capacité de gérer qui voit quelles informations et ce qu’ils peuvent en faire. Étant donné que plusieurs parties telles que des avocats et des associés dans toute l’entreprise, des partenaires d’externalisation et plusieurs clients accèdent aux informations à partir du stockage central de l’entreprise, cela est d’une importance primordiale.

Applications de productivité – Bien que la gestion des documents et des informations soit l’une des tâches les plus importantes que les systèmes informatiques des cabinets d’avocats doivent faire, ce n’est pas tout. Ils ont également besoin de la capacité de gérer et de partager des horaires, de tenir des listes de contacts importants, de gérer et suivre les différentes tâches et les litiges, des équipes ou des avocats individuels peuvent être impliqués dans la gestion de la facturation ou de la facturation.

Ce dont ils n’ont pas besoin

41% des avocats n’avaient pas de personnel informatique à aucun endroit de leur cabinet, tandis que 17% ont une personne, 8% en ont deux et 38% en ont trois ou plus.

Rapport ABA Law Tech 2006

Problèmes informatiques – Si l’obtention de tous les avantages ci-dessus nécessite la mise en place d’un service informatique spécialisé, l’installation de matériel coûteux et la gestion de la maintenance et des mises à niveau continues, cela ne vaut peut-être pas la peine pour un cabinet d’avocats de petite à moyenne taille. Les grandes entreprises ont les poches profondes et sont incitées à mettre en place des systèmes dédiés, mais cela pourrait ne pas être viable pour les petites entreprises.

Complexité – Pour s’assurer que les avocats adoptent le système informatique, les avocats devraient être en mesure de se concentrer sur les informations elles-mêmes, plutôt que de se débattre avec les subtilités du système.

Coûts – Le coût, bien sûr, est une considération primordiale pour les petites et moyennes entreprises de tous les secteurs. Les coûts permanents et les investissements lourds en capital nécessaires pour les systèmes personnalisés et d’entreprise sont tout simplement hors de portée.

L’avantage du logiciel en tant que service pour les sociétés juridiques – HyperOffice comme cas d’étude

SAAS permet aux entreprises de payer pour utiliser le logiciel plutôt que de le posséder

Il y a environ huit à dix ans, il était vrai que l’accès aux technologies ci-dessus n’était disponible que pour les grandes entreprises dont le budget et l’échelle justifiaient des services informatiques dédiés. Les temps ont changé depuis. L’approche du logiciel en tant que service (SAAS) permet même aux petites et moyennes entreprises d’accéder facilement aux technologies des grandes entreprises, mais sans avoir à faire face au désordre et aux coûts énormes qui leur sont associés.

Avantages des solutions SAAS

– Faible implémentation

– Rentable

– Souple

– Accès mobile

– Fonctionnalités de classe entreprise

– Sauvegarde et sécurité

– Mises à jour et améliorations

Logiciel en tant que service (SAAS) est une approche dans laquelle le fournisseur de logiciels assume le fardeau de la création, de l’hébergement, de la maintenance et de la sécurisation de l’application sur lui-même, et la laisse ensuite aux clients sur Internet en tant que service. Les clients ne paient pas pour posséder le logiciel lui-même mais plutôt pour l’utiliser. Certains avantages spécifiques de l’approche SAAS sont les suivants: –

Pas de mise en œuvre, pas de service informatique dédié – Le backend étant pris en charge par le fournisseur, les utilisateurs n’ont pas à se soucier du matériel, des téléchargements de logiciels, de la sécurité du serveur, de la configuration, etc. Les cycles de mise en œuvre de plusieurs mois sont réduits à quelques jours . Par exemple, HyperOffice nécessite simplement une inscription et les clients peuvent le démarrer et le faire fonctionner en quelques minutes.

Rentable: Augmentez et diminuez selon les besoins – La structure des coûts des solutions SAAS est généralement un tarif mensuel raisonnable par utilisateur. Cela garantit que les coûts minimaux sont bloqués, contrairement aux solutions d’entreprise où des dizaines de milliers de dollars sont engagés. De plus, il n’y a pas d’incertitude sur les coûts, car les termes sont clairement énoncés, ce qui permet une plus grande prévisibilité.

Fonctionnalités Big Business – Une gamme de fonctionnalités Big Business est disponible pour les utilisateurs, mais ils n’ont pas à se soucier du backend complexe qui accompagne la mise en œuvre de cette fonctionnalité, car c’est le casse-tête du fournisseur.

Flexibilité et mobilité: restez toujours connecté – Ces solutions sont développées en vue d’une livraison sur le Web. Cela garantit que le système doté de toutes les fonctionnalités est disponible via un simple navigateur Web, évitant ainsi aux utilisateurs des téléchargements ou des implémentations fastidieux sur des postes de travail locaux. De plus, comme ces solutions sont des enfants de l’ère d’Internet et de la mobilité, elles permettent également l’accès via des appareils mobiles. HyperOffice permet une fonctionnalité presque complète sur de nombreux appareils mobiles avec accès Internet, y compris l’iPhone.

Convivial – La facilité d’utilisation est d’une importance primordiale pour un avocat non technicien. Les solutions SAAS sont prêtes à l’emploi. L’accent est mis sur la facilité d’utilisation, avec le backend en désordre pris en charge. L’ensemble de la solution HyperOffice peut être géré à partir d’une console centrale et ne nécessite aucune expertise technique – un jeu d’enfant!

Sauvegarde et sécurité: laissez les experts s’en occuper – Assurer la sécurité et la préparation aux catastrophes nécessite des efforts. Un logiciel antivirus doit être acheté et mis en œuvre, le système doit être surveillé en permanence et la sécurité physique des serveurs doit être assurée. Des plans de reprise après sinistre doivent également être mis en place en cas d’incendie, de catastrophe naturelle, etc. Les serveurs de sauvegarde et les bandes magnétiques doivent être maintenus, la fréquence des sauvegardes doit être gérée, etc. Ouf!

Avec SAAS, tout cela fait partie du backend en désordre pris en charge par le fournisseur. De plus, ces éditeurs ont développé une expertise d’hébergement et de sécurisation des applications, puisqu’il s’agit de leur cœur de métier. Il s’agit d’une expertise qu’un cabinet d’avocats de taille moyenne ne peut ni ne souhaite développer.

Mises à jour et améliorations – Étant donné que l’application réside sur les serveurs du fournisseur, le fournisseur peut simplement ajouter des mises à jour, des améliorations et de nouvelles fonctionnalités à sa propre extrémité qui sont immédiatement disponibles pour les utilisateurs de l’application.


Source by Pankaj Taneja

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu
Kapalı

Reklam Engelleyici Algılandı

Lütfen reklam engelleyiciyi devre dışı bırakarak bizi desteklemeyi düşünün